Automatisierte Formprüfung von Einreichungen

Erstmalig werden im Kontext der GDM 2020 Beitragseinreichungen kostenlos hinsichtlich formaler Kriterien (z.B. Absatzvorlagen nach Formatvorlage, wiederholte Leerzeichen usw.) vorgeprüft. Die Ergebnisse der Prüfung werden den AutorInnen nach der Einreichung zeitnah per E-Mail zur Verfügung gestellt und zusätzlich in ConfTool hinterlegt. Dieser Service wird auch bei modifizierten Einreichungen wiederholt und kostenlos für Sie vorgenommen.

Ziele der Prüfung:

  • Hilfestellung für die AutorInnen bei der formal korrekten Erstellung eines Tagungsbeitrags
  • Optimierung und Beschleunigung des Veröffentlichungsprozesses der Beiträge in „BzMU 2020“ 

 

Fragen und Antworten zur automatisierten Prüfung

Wie kann ich den kostenlosen Service in Anspruch nehmen?

 

Durch Upload einer neuen oder aktualisierten Einreichung Ihres Beitrags wird die Prüfung zeitverzögert, aber automatisch angestoßen. Einreichungen können in ConfTool im Unterbereich Beiträge verwalten eingestellt werden.

Wie bekomme ich Rückmeldung zu meinem Beitrag?

 

Die Ergebnisse der Prüfung per E-Mail zur Verfügung gestellt und zusätzlich in ConfTool (Beiträge verwalten - Ergebnis der Gutachten) hinterlegt.

Welche Informationen enthält die E-Mail?

 

  1. Es wird mitgeteilt, ob die automatische Prüfung auf Probleme gestoßen ist.
  2. Falls Probleme vorhanden sind, werden diese tabellarisch zusammengefasst.
  3. Im Anhang der Mail wird die ursprüngliche Einreichung als MS Office mit zusätzlicher Korrekturspalte und Hinweisen zu vielen der ggf. problematischen Stellen angefügt. Diese Datei dient der Information und kann nicht bearbeitet werden.

    Beispiel:Ausschnitt Testlauf
  4. Der Anhang kann auch zu einem späteren Zeitpunkt unter dem formulierten Link heruntergeladen werden.
Welche typischen Hinweismeldungen treten auf?

 

  • beginnende (geschützte) Leerzeile mit "B-Autoren" fehlt
  • Formatvorlage "B-Titel" nicht verwendet
  • Dokument enthält nicht zulässige Formatvorlagen
  • mehrfaches Leerzeichen 
  • Absatzformat oder Absatzstil "...." nicht erlaubt (z.B. Standard text, Normal, ...)
  • Zeichen oder Zeichenstil "...." nicht erlaubt (z.B. Tabulator, strong marked characters, forced line break, Link, ...)
  • nicht erlaubtes Objekt
  • nicht erlaubtes Bild-Dateiformat (z.B. wmf)
  • nicht erlaubtes Layout 
  • Namen der Autoren stimmen nicht mit Autoren aus ConfTool überein
  • Nachname von mind. einem Autor nicht in Großbuchstaben
  • Autorenangabe falsch formatiert
  • Institution bei der Dienstortangabe
  • falsches Zitatformat an ... Stellen
  • mind. eine Beschriftung fängt mit "Abbildung" oder "Tabelle" an

 

Was ist bei einem Hinweis vom Typ ... zu tun?

 

beginnende (geschützte) Leerzeile mit "B-Autoren" fehlt / Formatvorlage "B-Titel" nicht verwendet / Dokument enthält nicht zulässige Formatvorlagen

 

Verwenden Sie am besten die bereitgestellte Formatvorlage. Versuchen Sie nicht die Formate "händisch" nachzubauen. Verwenden Sie für Autoren, Titel, Überschriften usw. die dafür vorgesehenen Absatzformate.

mehrfaches Leerzeichen

 

Entfernen Sie die mehrfach aufeinanderfolgenden Leerzeichen.

Sollte das Problem bei einer Formel auftreten, entfernen Sie die Leerzeichen um das Formelobjekt und bauen Sie mit STRG+Leertaste und anschließender Betätigung der Leertaste einen Abstand in die Formel an den gewünschten Stellen ein.

Absatzformat oder Absatzstil "...." nicht erlaubt (z.B. Standard text, Normal, ...)

 

Verwenden Sie zur Formatierung nur die in der Formatvorlage vorgegeben Absatzformate. Bitte prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Formatvorlage verwenden.

Zeichen oder Zeichenstil "...." nicht erlaubt (z.B. Tabulator, strong marked characters, forced line break, Link, ...)

 

Zeichenformatierungen (z.B. fett, kursiv) bitte nur mit den in der Formatvorlage vorgegebenen Vorlagen "Fett" und "Hervorhebung" vornehmen.

Je nach Hinweis sollten Sie sich ebenfalls im Abschnitt "Welche Besonderheiten der automatisierten Prüfung sind bekannt?" informieren.

nicht erlaubtes Objekt

 

Häufig tritt dieser Hinweis auf, wenn ...

  • Zitatquellen in MS Office über die Funktion Verweise - Zitat einfügen automatisch integriert wurden. Kopieren Sie den Verweis und fügen Sie diesen erneut als Text ein. Löschen Sie nun die automatische Referenz.
  • Referenzen in MS Office über die Funktion Verweise - Querverweis automatisch integriert wurden. Kopieren Sie den Verweis und fügen Sie diesen erneut als Text ein. Löschen Sie nun die automatische Referenz.
nicht erlaubtes Bild-Dateiformat

 

Bitte verwenden Sie als Bildformat die Formate jpg, png oder bmp.

nicht erlaubtes Layout

 

Bitte setzen Sie Bilder ohne Positionierung.

genannte Autoren in ConfTool und im Dokument unterschiedlich

 

Bitte prüfen Sie, ob Sie in ConfTool evtl. einen der Autoren-Namen anders geschrieben haben oder Namensänderungen (z.B. Anfügen eines zweiten Vornamens) vorgenommen haben; Sie können die Angleichung dann entweder im Beitrag selbst oder in ConfTool > "Beiträge verwalten" > "Beitragsdaten ändern" vornehmen.

Bitte prüfen Sie, ob Zeilenumbrüche in die AutorInnenzeile eingefügt wurden und entfernen Sie diese, falls vorhanden.

Namen der Autoren stimmen nicht mit Autoren aus ConfTool überein / Nachname von mind. einem Autor nicht in Großbuchstaben / Autorenangabe falsch formatiert / Institution bei der Dienstortangabe  

 

Achten Sie bitte auf folgende Regeln (vgl. Formatvorlage):

AutorIn besteht aus einer Person: Vorname NAME, Dienstort 

Achtung: 

  • Nachname in Grossbuchstaben
  • Komma als Trenner zum Dienstort
  • Dienstort ohne Institution

AutorInnen bestehend aus mehreren Personen: Vorname1 NAME1, Dienstort1, Vorname2 NAME2, Dienstort2 & Vorname3 NAME3, Dienstort3

Achtung: 

  • Als Trenner zwischen mehreren AutorInnen wird ein Komma verwendet.
  • Die letztgenannte Person wird immer mit Kaufmannsund „&“ verknüpft.
  • keine Zeilenumbrüche zwischen den AutorInnen einfügen
  • jeder Autor muss mit Dienstort notiert werden
  • falls Sie mehrere Zeilen brauchen, sollten die drei Angaben zu einer Person nicht auf zwei Zeilen verteilt werden

 

Sonderfälle:

  • falls Sie Zusatzangaben zum Ort für erforderlich halten, dann so: Frankfurt a. M., Halle a. d. S., Mülheim a. d. R.;
  •  Ausland: je nach Standort sind Ergänzungen denkbar. Beispiele: 
    • Gifu (Japan)
    • aber entbehrlich z.B. bei Tokio 
falsches Zitatformat an ... Stellen

 

Bitte prüfen Sie, ob zur Zitation eckige Klammern verwendet wurden. Zitate müssen nach den APA-Regeln eingebaut werden.

mind. eine Beschriftung fängt mit "Abbildung" oder "Tabelle" an

 

Beschriften Sie Abbildungen und Tabellen mit "Abb.:" bzw. "Tab.:".

Welche Besonderheiten der automatisierten Prüfung sind bekannt?

 

Bei wenigen gefundenen Anmerkungen werden die zugehörigen Stellen in der Worddatei nicht wie üblich als Kommentar angezeigt. Dies betrifft bisher nur die Verwendung von Tabulatoren, erzwungenen Umbrüchen und Hinweisen zur AutorInnenzeile.

Tipp: Vergrößern Sie den Inhalt Ihrer Worddatei (z.B. WordZoom) und löschen Sie Tabulatoren Tabulator und erzwungen Umbrüche erzwungener Zeilenumbruch bei aktivierten Tabstoppmarkenmodus Tabstoppmarken anzeigen.

Wie lange kann ich die automatisierte Prüfung kostenlos in Anspruch nehmen?

 

Dieser neue Prüfservice wird für all diejenigen Autorinnen und Autoren bereitgestellt, die die erforderlichen Dateien bis 05.01.2020, 23:00 Uhr hochgeladen haben (oder auch überarbeitet und erneut hochladen); bis zu diesem Datum können Sie den Service durch Hochladen neuer bzw. überarbeiteter Dateien beliebig oft in Anspruch nehmen. Bitte nutzen Sie diesen Service baldmöglichst erstmalig, so dass Sie genügen Zeit für Überarbeitungen haben. Eine Überarbeitung der Beiträge nach der Abgabefrist (für Einzel-, MS- und DF-Beiträge) am 06.01.2020 ist nicht mehr möglich.

Die Einreichungstypen Hauptvortrag, Einleitung zu Minisymposien, Poster und Kurzvortrag können den Service zusätzlich von 18.-25.3.2020 in  Anspruch nehmen. Fragen und Probleme, die in Verbindung mit dem Prüfservice auftauchen, melden Sie bitte an BzMU@gdm2020.de

Wie kann ich die Qualität der Prüfung positiv beinflussen?

 

Verwenden Sie am besten die bereitgestellte Formatvorlage. Versuchen Sie nicht die Formate "händisch" nachzubauen.

 


Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Überarbeitung von Beiträgen unbedingt die in der Formatvorlage beschriebenen Regeln. Am einfachsten gelingt das durch die auschließliche Verwendung der bereitgestellten Formatvorlage.

Wir hoffen, Sie sind mit den bereitgestellten Service zufrieden. Bei Fragen und Anregungen helfen wir gerne weiter. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung unter BzMU@gdm2020.de. Bitte beachten Sie, dass wir laufend Verbesserungen für Sie einpflegen. Dadurch können in Einzelfällen bereits unproblematische Einreichungen zu einem späteren Zeitpunkt ggf. noch einmal ein alternatives Prüfergebnis erzeugen.